Foarte multe companii de arhivare au făcut pasul spre digitalizare, pas care a însemnat și creșterea exponențială a cifrei de afaceri și chiar a profitului. Mai ales atunci când afacerile au trecut pragul țării căci, în România, digitalizarea este percepută ca cea mai eficientă metodă de luptă împotriva corupției.
Arhivarea a devenit, mai ales după intrarea României în Uniunea Europeană, cea mai strigentă problemă a companiilor și instituțiilor mari, cu un număr mare de angajați sau a celor care rulează un număr extrem de mare de documente lunar. Salvarea lor a venit de la puținele firme de arhivare care, contra unui cost nu foarte mare, preluau efectiv arhivele fizice ale companiilor, le organizau pe lăzi și dosare și le arhivau la propriile depozite, scăpând companiile respective de grija hârtiilor pe care Legea îi obliga să le păstreze ani de zile sau, unele, chiar permanent. Au reușit să reducă și din costuri, ne mai fiind necesari angajații care să adune vrafurile de documente și să le ascundă pe cine știe unde pentru că, majoritatea companiilor, nu aveau și spații unde să depoziteze arhivele. Unde mai pui că Legea cerea și autorizări, condiții de temperatură și umiditate, când toate aceste companii erau profilate pe alte timpuri de activități și nu avea nici timp, nici cunoștințe și nici resurse pentru autorizări sau climatizarea „cămăruțelor” unde erau „aruncate” vrafurile de hârtii, despre care nu se știa dacă vor mai avea cineva nevoie sau le va mai lua cineva la mână vreodată.
Pandemia și provocarea digitalizării
Odată cu pandemia COVID a apărut o nouă provocare: nevoiea de a accesa anumite documente, coroborată cu nevoia de a accesa online documentele actuale ale companiei, așa că acesta a fost momentul când companiile de arhivare au făcut pasul spre digitalizare, spre dezvoltarea de aplicații pentru gestiunea de documente și pentru arhivarea on-line.
Agenția de Dezvoltare Regională Vest a înființat în 2023 un accelerator de afaceri pentru zona de vest a țării, ADRVest Accel, accelerator unde erau căutați și antrenați viitorii unicorni ai regiunii. Iar Dualnis Winrar a fost una dintre companiile selectate. Și ADR Vest s-a dovedit a fi ales înțelept căci, an de an, compania a crescut și s-a dezvoltat, lucrând acum mai mult cu companii din Germania.
Dualnis Winrar, povestea începea în 2017
Soții Silviu și Nicoleta Boldea puneau în anul 2017 bazele companiei Dualnis Winrar la Oțelu Roșu. În același an primeau și prima autorizare de prelucrare arhivistică de la Arhivele Naționale ale României. O lună mai târziu venea și primul contract de arhivare fizică, anul fiind încheiat cu o comandă serioasă venită din partea CJ Botoșani.
Rapid, Silviu Boldea a înțeles că dezvoltarea companiei vine din digitalizare, așa că și-a cultivat pasiunea pentru calculatoare și IT în cadrul firmei, încercând să dezvolte aplicații extrem de utile pentru obiectul de activitate al companiei: arhivarea. La nici un an după înființare compania a dezvoltat și prima aplicație digitală. „Aplicația se folosește și astăzi, o folosim și noi dar am vândut dreptul de utilizare și altor firme de arhivare din țară, este o digitalizare a procedurilor de arhivare așa cum sunt ele descrise în Legea Arhivelor Naționale. Nu mai faci tot felul de tabele și inventare, ai formularele necesare dezvoltate în aplicație, introduci doar datele dosarelor și aplicația îți face inclusiv managementul dosarelor, al cutiilor, generează etichete, inventare, este extrem de utilă companiilor cu volum crescut de documente” explică Silviu Boldea. Aplicația generează venituri din cesiunea dreptului de utilizare. Arhiwin a fost prima aplicație dezvoltată. Și tot în 2018, spre finalul anului, a fost dezvoltată aplicația MegaPdf.
”Am dat un interviu atunci presei centrale și am declarat că vreau să ies în afara țării. Cine m-a citit atunci, în 2018, probabil a zis că fabulez, dar uite că aici am ajuns!” spune Silviu Boldea, fondatorul Dualnis Winrar.
Adeverinte.ro aplicația care face toți banii
Dar cea mai cunoscută și folosită aplicație a Dualnis rămâne ultima lansată, aplicația și site-ul web adeverinte.ro, o aplicație care combină arhivarea și scanarea documentelor, cu gestiunea de date și cu nevoie de eliberare a adeverințelor de vechime. Practic înlocuiește cu succes vechi contabili care intrau in arhive și luau fiecare stat de plată pentru a putea emite o adeverință unui angajat sau unui fost angajat.
Anul trecut, după isteria cu recalculările de pensii, am avut discuții cu RomGaz, cu mai multe companii mari, spitale, etc, care aveau nevoie să-și transpună datele din statele de plată fizice (pe hârtie) – unele chiar scrise de mână, sunt state de plată de prin anii 1970 – în format digital. „După aceste discuții, am gândit puțin la cum ar putea fi ajutate și totul a plecat de la ideea unui fișier xls dar am tot îmbunătățit tot mai mult și mai îmbunătățim și acum, am contactat echipa noastră de implementare de software rezultând această aplicație” spune Silviu Boldea.
Echipa de software lucrează permanent în aplicație pentru a îmbunătății scanare, procesul de OCR-izare și alte îmbunătățiri, rezultatul fiind că, deja, 7 spitale mari din România au toate statele de plată și generează adeverințe de vechime cu aplicația aceasta. Aplicația este deja folosită de către Spitalul Județean de Urgență din Bistrița, Spitalul Județean de Urgență Reșița, Spitalul Municipal Sighetul Marmației și Spitalul de Pneumoftiziologie Baia Mare.
