Instituția clujeană finalizează cel mai amplu proiect de acest gen al unei universități din România, de 13 milioane €, prin Planul Național de Redresare și Reziliență (PNRR).
“Este ultimul dintre proiectele Universității Babeș-Bolyai (UBB) din programul de digitalizare a instituției, de 64 de milioane de lei, dintre care 50 de milioane finanțări europene, iar restul, contribuție proprie la acest mare proces de digitalizare. Etapa prevede dezvoltarea unei infrastructuri și software pentru reducerea birocrației la nivelul universității.
Aceasta va face prin îmbunătățirea fluxurilor administrative în interior, de la primirea la rezolvarea online a solicitărilor, până la elaborarea un punct unic de intrare a documentelor online, iar după avizul compartimentelor de specialitate, de ieșire a acestor acte.
Nu în ultimul rând, înființăm arhiva digitală, poate unul dintre cele mai importante obiective ale noastre. Toate documentele pe care acum le avem în regim fizic, pe hârtie, le digitizăm și le arhivăm electronic. Pe cele care le creăm după implementarea proiectului le vom arhiva electronic”, a spus Dan Lazăr, prorector cu finanțarea, digitalizarea și relația cu studenții.
Digitalizare fără concedieri
“Este cel mai important contract de software pe care îl derulăm, însă avem și un proiect de formare a competențelor digitale, inclusiv 15 laboratoare, discipline transversale. Provocarea nu este doar să ai niște softuri noi care să îți rezolve niște probleme, ci să le integrezi pe cele vechi pe care le utilizam și să le compatibilizezi cu cele noi.
Trebuie să actualizezi ceea ce ai cu ceea ce vrei să faci. Începând la adeverințe de studii la cereri – studentul care vrea să își facă un abonament la bazinul de înot -, deci chestiuni practice administrative, până la adeverințe de școlarizare, referate de necesitate, ordine de deplasare pentru burse Erasmus. Pe scurt, vom avea managementul online al documentelor.
Nu înseamnă că digitalizarea exclude partea fizică: dacă vrei să depui o cerere pe hârtie, o poți face și în format fizic, legea încă permite. La actele de studii, legislația nu permite să le eliberezi în format online, iar atunci pentru anumite categorii de documente va fi necesar să păstrăm și forma fizică, pe lângă cea digitală.
Nu avem în plan să disponibilizăm personal cu ocazia digitalizării; dacă discutați cu oricine de la secretariatele facultăților UBB, vi se va spune că ei sunt înnebuniți cu atâtea sarcini pe care le au de rezolvat. Ce facem aici: le reducem încărcătura, care este acum dublă sau triplă.
În România încă nu a făcut vreo universitate o astfel de digitalizare, există așa ceva doar la universitățile mari din străinătate. La finalul acestui an, când finalizăm proiectul, sperăm că implementarea digitalizării să fie terminată la toate universitățile tradiționale din țară care au depus astfel de proiecte”, a adăugat Lazăr.
Fonduri tăiate pentru campusul din Lomb
„Sarcina companiei de implementare este destul de complexă; trebuie să punem în practică aceste lucruri de la facultățile de matematică – informatică, fizică sau chimie până la geografie, teologie sau litere, toată lumea va trebui să lucreze, deci va fi o provocare și pentru noi, cei care le vom folosi.
Noile 15 laboratoare completează lista celor pe care le avem; orice investiție în tehnică de calcul la zi este foarte importantă. Investiția ne va ajuta și în contextul în care în viitorul apropiat Facultatea de Matematică și Informatică (FMI), principalul beneficiar, se va duce spre zona Dealului Lomb, unde vom construi o clădire a facultății și un centru de cercetare.
Avem acum la nivelul FMI un centru mai modest destinat inteligenței artificiale (AI), însă noul centru ne va deschide noi perspective”, susține rectorul interimar al UBB, Adrian Petrușel.
“Proiectul din Lomb se ridica inițial la 40 de milioane de euro, pe fonduri europene, ulterior ni s-a spus că avem la dispoziție numai 11 milioane. Aceasta ne-a făcut să ne repliem și să îl împărțim în două faze, în prima fiind inclusă clădirea FMI, abia în a doua și celelalte dezvoltări, printre care și campusul studențesc”, ne-a declarat oficialul UBB.
Mașină „reparată” în timpul mersului
“Semnarea unui asemenea contract este cel mai simplu proces: urmează procesele de analiză, implementare și livrare. Există nevoia de interfațare a vechilor sisteme cu cele noi care vor funcționa. Adică este ca și cum suntem într-o mașină în schimbăm roata în timpul mersului. Evident că o mașină poate merge și în trei roți, am văzut unele care merg și pe două roți.
Sperăm să fie cât mai puține disfuncționalități în zona de integrare, dar suntem convinși că alături de echipa AROBS și specialiștii noștri, în mare parte absolvenți ai UBB, putem adresa acele nevoi pentru studenți, cadre didactice și zona administrativă ca să ne ajute să avem procese de digitalizare aplicate în cel mai bun mod.
Suntem într-o situație în care știm la ce ne-am înhămat; ne interesează ca toată activitatea să nu fie perturbată și să existe o continuitate în tot acest proces. La finele acestui an sau în cursul lui 2026 cadrele didactice și studenții de la UBB vor vedea implementarea sistemului digital.
Mă număr printre cei care încă nu au ridicată diploma de la UBB, este pe undeva la registratură, mă gândesc. Aș vrea să fiu primul care o ridică în format digital, evident când legislația o va permite, lucru care încă nu se poate. Inclusiv semnarea acestui contract a fost realizată digital, este deja un punct în care suntem în noua paradigmă, în care totul e digital.
Adică în loc să aducem patru persoane într-un loc care să îl semneze, cât era comitetul desemnat din partea UBB, am reușit să facem totul digital. Deci a fost eliminat inclusiv acel moment festiv de semnare cu care eram obișnuiți”, a menționat Voicu Oprean, CEO al AROBS Transilvania Software, câștigătoarea contractului.
250 de procese digitalizate
Universitatea clujeană implementează proiectul „Digitalizare UBB: Dotarea cu infrastructură digitală în scop didactic și de cercetare” (DigiHUBB).
Proiectul a avut în vedere dezvoltarea a 15 laboratoare dedicate modernizării și digitalizării unor programe educaționale din cele șase școli academice ale UBB: Arts & Humanities, Social Sciences, Life & Natural Sciences, Health, Engineering & Technology, Divinity. Din cele 15 laboratoare 13 sunt deja dotate.
În cadrul proiectului au fost echipate cele trei centre transversale care vor susține întregul demers al celor 15 laboratoare și vor asista unitățile existente în UBB în zone în care instituția are avantaje competitive la nivel național sau internațional. Acestea sunt Centrul EON-UBB-XR, Hubul UBB de Tehnologii Inovative și Incubatorul de Afaceri UBB.
Două centre de date care au fost dotate vor servi ca unități suport pentru toate celelalte structuri. Pentru a asigura o mai bună utilizare a dotărilor achiziționate și creșterea competențelor digitale, în cadrul proiectului a avut loc o primă etapă de formare a competențelor digitale a cadrelor didactice și didactice auxiliare și de cercetare, respectiv a studenților.
În cadrul aceluiași proiect s-a semnat un contract pentru prestarea de către AROBS a unor servicii de dezvoltare a unui sistem informatic de tip low-code, cu o valoare totală de 11,8 milioane lei.
Acest sistem va contribui la eforturile universității de reducere a birocrației, eficientizare a activității și simplificare a procedurilor prin digitalizarea a 250 de procese administrative interne în beneficiul studenților, crearea unei registraturi electronice și a unei arhive digitale. Proiectul urmează să fie implementat până în 31 decembrie 2025.
