În prezent, fiecare business urmărește să își dezvolte productivitatea și să își reducă costurile de operare. Există numeroase modalități și instrumente folosite de companii pentru atingerea acestor obiective, cu o rată mai mare sau mică de succes. Contextul actual, influențat puternic și de pandemia de coronavirus, a accentuat necesitatea obținerii unui avantaj competitiv în piață și a identificării soluțiilor care să asigure nu doar supraviețuirea business-ului, ci și evoluția sa.
Multe firme au apelat la măsuri drastice, cum ar fi reducerea personalului sau a calității serviciilor/produselor oferite. Chiar dacă acestea pot asigura menținerea pe linia de plutire a unei companii pe termen scurt, de cele mai multe ori vor afecta activitatea sa pe termen lung. Pentru a evita aceste dificultăți, agenția de software development Abac vine cu o soluție pentru toate afacerile care urmăresc creșterea productivității și reducerea costurilor operaționale: un software de automatizare a proceselor de business.
Ce este o soluție BPA?
Software-ul de automatizare a proceselor de business (Business Process Automation – BPA) reprezintă, în sens general, un sistem care utilizează tehnologia în scopul automatizării operațiunilor repetitive, realizate zilnic în interiorul unei companii. Dragoș Triteanu, co-fondator Abac, explică mai exact rolul acestuia: „Software-ul trebuie să îți extindă abilitățile prin simplificarea muncii. Astfel, un sistem de automatizare de procese de business contribuie la eficientizarea fluxului de lucru pentru personalul companiei, garantând astfel respectarea metricilor de performanță.”.
Pentru a asigura funcționarea eficientă, a evita repetiția task-urilor sau abandonarea acestora înainte de îndeplinire, un business setează anumite standarde de realizare a proceselor. În acest fel compania poate asigura adaptarea la modurile sale de operare. Un raport Signavio arată că 62% dintre organizații au standardizat până la un sfert din activitățile lor, însă doar 2% dintre ele au modelat toate procesele.
Acestea din urmă pot fi însă constant îmbunătățite, aici intervenind și un BPAS. În comparație cu alte soluții de automatizare, un software BPA acționează la toate nivelurile unei organizații, fiind în același timp personalizat pe nevoile acesteia.
Ce procese pot fi automatizate printr-o soluție BPA?
Numeroase operațiuni repetitive care consumă timp prețios și astfel afectează productivitatea angajaților și implicit a companiei pot fi automatizate. Printre ele se numără: completarea unei comenzi, transferul fișierelor, generarea și distribuirea rapoartelor, emiterea unei facturi și multe altele. Dragoș Triteanu oferă o explicație în acest sens: „Aproape toate procesele dintr-o companie se pot automatiza mai mult sau mai puțin cu o combinație optimă de software și personal. Arta automatizării constă în abilitatea de a analiza scenariile de business în scopul determinării combinației optime pentru declanșarea unei creșteri accelerate a companiei.”.
În lipsa unei automatizări, procesele menționate implică multiple schimburi de email-uri, documente fizice și operațiuni individuale. În acest context, chiar o mică greșeală poate declanșa un lanț de erori care sfârșește în întreruperea comunicării și neîndeplinirea termenelor limită. Astfel, se pot înregistra pierderi majore de timp și de bani.
Mai mult decât atât, există numeroase activități administrative care afectează productivitatea angajaților și a căror automatizare ar aduce beneficii importante unei companii. Astfel, studiile arată că, în medie, personalul unui business dedică 69 de zile task-urilor administrative, ceea ce costă organizațiile un total de 5 trilioane de dolari pe an. În același timp, managerii irosesc 20% din timpul lor pe activități ce pot fi automatizate, cum ar fi analiza datelor operaționale și a rapoartelor.
În concluzie, numeroase operațiuni pot fi îmbunătățite printr-un sistem de automatizare, ducând astfel la creșterea productivității, reducerea task-urilor nelucrative și obținerea unui avantaj competitiv în piață.
Care sunt beneficiile principale ale unei soluții BPA?
Un software de automatizare a proceselor de business poate aduce numeroase beneficii unei companii, indiferent de sectorul de operare al acesteia: „O soluție de automatizare te ajută să-ți regândești afacerea pentru era digitală și totodată să-ți extinzi abilitățile prin simplificarea muncii. Un exemplu este proiectul Nexcall, implementat recent de noi. Pentru acest proiect am fost abordați de către fondatorul unei centrale de telefonie din Statele Unite care dorea să găsească o soluție de a opera pe timp de pandemie. Împreună cu acesta am dezvoltat un sistem software care permite operatorilor telefonici să utilizeze propriul telefon mobil pentru a executa apeluri în baza unor scenarii predefinite. Acum, Nexcall își propune să schimbe conceptul de centrală telefonică la nivel mondial, înlocuind modelul de operare fizic cu unul distribuit, unde operatorii pot lucra din confortul propriei locuințe.”, explică Dragoș Triteanu.
Astfel, conform celor mai recente studii, implementarea instrumentelor de automatizare generează doar în primul an un procent de recuperare a investiției (ROI) cuprins între 30% și 200%, în special în cheltuielile cu munca. Conform celor de la Abac, printre beneficiile menționate cel mai des de clienți se numără: reducerea timpilor morți, îmbunătățirea managementului activităților interne prin digitalizare, scăderea costurilor de operare, reducerea timpului dedicat activităților repetitive și eliminarea erorilor.
Toate acestea contribuie activ la creșterea generală a productivității, având efecte nu doar asupra părții economice, ci și a celei umane. În condițiile în care angajații nu sunt restrânși de task-uri redundante, ei își pot dedica atenția sarcinilor a căror succes depinde de intervenția și creativitatea umană.
Abac este o agenție de dezvoltare software care urmărește să utilizeze tehnologia existentă astăzi pentru a crea soluții software care optimizează și extind abilitățile noastre ca oameni. Fondat în 2016, business-ul cultivă o cultură organizațională orientată înspre inovare. În același timp, Abac oferă soluții care îmbină perfect optimizarea și simplitatea, astfel încât clienții să se poată bucura de soluții software personalizate și orientate spre rezultate, a căror utilizare este caracterizată de intuitivitate.
