Zeci de milioane de lei au fost accesate de către administrațiile publice locale din Banat și Transilvania pentru digitalizarea serviciilor publice pe care le oferă cetățenilor. De la plata impozitelor și taxelor locale până la soluționarea unor plângeri ale cetățenilor, de la plata parcărilor publice electronic până la digitalizarea munților de documente din arhivele primăriilor și consiliilor județene, locuitorii din arealul nostru s-ar putea să interacționeze tot mai puțin cu angajații de la ghișee.

Pandemia a accelerat ceea ce nu au reușit generații de primari, consilii locale, președinți de consilii județene, consilii județene, funcționari și personal contractual, pe de o parte, și cetățenii, ca parte a societății civile, pe de altă parte în 32 de ani de democrație: digitalizarea serviciilor publice oferite cetățenilor în vederea debirocratizării administrației și o comunicare mai transparentă, mai eficientă și mai rapidă între cetățeni și administrație cu toate beneficiile aferente – de la timpul câștigat până la resursele materiale, financiare economisite.

Așa cum veți descoperi mai jos, unele administrații sunt la început de drum, altele sunt mai avansate, dar cert este că ne îndreptăm spre o altfel de administrare a localităților și județelor, mai suplă și mai transparentă, care va fi vizibilă mai ales spre sfârșitul următorului ciclu bugetar european 2021-2027.

Cu certitudine este loc de multe îmbunătățiri și suntem în continuare corigenți la interoperabilitatea bazelor de date la nivel național, așa cum remarca președintele Consiliului Județean Bihor, Ilie Bolojan, invitat la prima ediție a Galei Regista, gală desfășurată în ianuarie 2022.

„Digitalizarea în administrația publică din România poate fi făcută în momentul de față în principal pentru servicii care sunt asigurate 100 la sută de administrația locală și care nu folosesc baze de date ale statului român, din cauza faptului că, neexistând până acum o gândire la nivel central, nu s-a dat un acces la aceste baze de date”, a spus acesta.

Însă… primii pași au fost făcuți și vă invităm să vedeți ce servicii publice digitale oferă principalele administrații din Banat și Transilvania, cele care ne-au răspuns solicitărilor.

ALBA

E-Administrația Alba Iuliei în prezent

În ultimii ani administrația din Alba Iulia a înțeles importanța informatizării proceselor care stau la baza activității instituției și a implementat mai multe sisteme informatice care acoperă în prezent o serie de funcții operaționale de bază. Există însă activități importante unde informatizarea este foarte slabă sau inexistentă, cum ar fi gestiunea proiectelor, achizițiile publice, așa cum au observat autorii strategiei de Smart City a municipiului. De asemenea, în cadrul a 49 compartimente mai bine informatizate (venituri, resurse umane, registrul agricol etc.), există în continuare activități care nu au suport digital și sistemele existente necesită îmbunătățiri. „În ceea ce privește nivelul de integrare a sistemelor informatice, acesta este scăzut, astfel încât există multe cazuri în care informațiile nu pot fi preluate dintr-un sistem în altul, în anumite cazuri chiar impunând cetățenilor obligația transferului fizic al unor documente”, atenționează Asociația Cluj IT, care a elaborat strategia.

Astfel, există departamente în care mai multe procese au fost digitalizate în ultimii 2 ani, în contextul pandemiei de Covid-19; în altele au fost identificate încă o serie de lucruri necesare a fi realizate în continuare, dacă strategia de transformare a orașului în unul „smart” va fi adoptată și implementată. Spre exemplu, activitățile Direcției Taxe și Impozite au fost informatizate parțial, prin implementarea unei aplicații dedicate. În cursul analizei inițiale s-a identificat necesitatea interfațării sistemului informatic existent cu sistemul național ghișeul.ro pentru a permite persoanelor juridice să realizeze plăți în mod direct. Acest aspect a fost tratat cu prioritate, astfel încât cele două sisteme au fost conectate în cursul lunii octombrie 2021, oferind posibilitatea persoanelor juridice de a plăti taxele direct prin ghiseul.ro. S-a evidențiat de asemenea necesitatea interconectării cu sistemul de cadastru/GIS al instituției.

Dispeceratul municipal de Relații cu Cetățenii dispune de o aplicație informatică existentă, un sistem de gestiune a relațiilor cu cetățenii de tip CRM (Customer Relationship Management), care funcționează din 2013. Prin intermediul acesteia se gestionează unitar cererile care sunt preluate de la cetățeni pe diverse canale, inclusiv prin aplicația SmartAlert accesibilă cetățenilor.

Activitatea compartimentului Registrul Agricol este sprijinită de un sistem informatic dedicat începând din 2017.

Există și o serie de departamente în care nu funcționează sisteme informatice sau nivelul informatizării este foarte slab: Direcția juridică, administrație publică locală, Serviciul resurse umane, Direcția urbanism, amenajarea teritoriului, Serviciul achiziții publice.

ARAD

Reducerea birocrației prin digitalizare

Cei care au intrat pe adresa de web a Primăriei Arad după data de 1 februarie 2022, la adresa: www.primariaarad.ro, au descoperit o interfață modernă, ușor accesibilă. Aici se găsesc toate datele și serviciile online existente pe vechiul portal.

Noul site al instituţiei s-a realizat prin proiectul cu finanțare europeană „Planificare strategică eficientă și implementare de soluţii electronice pentru reducerea birocraţiei”, în valoare de aproape 3,6 milioane de lei.

Proiectul Primăriei Municipiului Arad a avut două componente: digitalizarea instituţiei și, implicit, a serviciilor pentru cetăţeni și planificarea strategică, respectiv actualizarea Strategiei Integrate de Dezvoltare Urbană și a Planului de Mobilitate Urbană Durabilă pentru Municipiul Arad – documente necesare pentru accesarea viitorului buget al Uniunii Europene.

„În relația cu cetățeanul, ne dorim ca marea majoritate a documentelor să fie eliberate fără să mai fie necesară deplasarea la ghișeele instituției. Cu unele excepții, unde legislația chiar nu ne permite, celelalte servicii vor fi disponibile, de acum înainte, în baza unei parole și a unei semnături electronice pe care cetățeanul o obține accesând noul portal www.primariaarad.ro. În ceea ce privește digitalizarea în interiorul primăriei, etapizat trecem la semnătura electronică și la comunicarea tuturor documentelor între compartimentele noastre, doar în format electronic”, a explicat primarul Aradului, Călin Bibarț.

Zona de portal servicii electronice este zona în care cetățenii odată înregistrați în sistem pot să-și completeze o serie de solicitări, iar Primăria va elibera documentele cerute în format digital, semnate electronic, pe canale de comunicare diverse.

Pentru început au fost digitalizate un număr de 7 servicii: Autorizaţii de acces trafic greu; Autorizaţii de funcţionare; Avize pentru orarul de funcţionare; Notificarea vânzărilor de lichidare; Petiţii – transmitere şi primire răspuns; Alte comunicări, avize, autorizaţii, certificate, adeverinţe; Plata electronică a contravalorii serviciilor solicitate (Asociat INDECO).

Până la finalul acestui an, alte circa 40 de servicii electronice vor fi puse la dispoziția cetățenilor de către Primăria Municipiului Arad prin intermediul noului portal.

„Platforma implementată de noi este un suport pentru aproape toate serviciile electronice care pot fi digitalizate de Primărie. În primă instanță, am vizat câteva servicii care au avut ca scop demonstrarea potențialului digitalizării prin platforma de servicii electronice. Eu sunt convins că un astfel de instrument utilizat bine și corect de către funcționarii Primăriei Arad, va face ca numărul acestor servicii electronice să crească repede”, a declarat Eugen Crețu, director software la SOBIS Solutions.

BIHOR

Digitalizarea în Oradea

La nivelul Primăriei Oradea au fost create platforme proprii pentru plata taxelor și impozitelor online, care au permis și prin accesarea sistemului Ghișeul.ro, în așa fel încât astăzi, prin măsuri combinate, unul din doi orădeni își plăteşte contribuțiile.

Atragerea orădenilor spre plata online a fost accelerată prin discounturi de 8% pentru plata anticipată a impozitelor online față de 4% la ghișeu în primele trei luni ale anului. De asemenea, cei care își achită taxele și impozitele online pot câștiga prin trageri săptămânale la sorți bilete la Aquaparkul Nymphaea Oradea.

Mai mult, cetățenii au la dispoziție o aplicație „Oradea City Report” prin care pot sesiza ceea ce nu funcționează în oraș, ceea ce a permis primăriei să intervină mai repede să rezolve aceste probleme.

“Noi avem soluții digitale, care pot fi îmbunătățite exponențial, din 2006. În 2008 deja se puteau plăti taxele online la Primăria Oradea, dar într-o formă raportată la ce era atunci. Raportat la nevoile unui utilizator de azi, noi suntem în spate cu tehnologia. Și atunci, având deja niște principii bine stabilite: modul în care încasăm impozitele, modul în care se plătesc, eliberăm deja, de trei ani, certificate de urbanism, eliberăm documente în format electronic, într-o formă mai puțin prietenoasă pentru cetățean, știm care sunt primele lucruri pe care le putem îmbunătăți, pentru ca modul de lucru să devină mult mai simplu. Noi deja lucrăm la un portal prin care serviciile pe care le avem online le vom face cât mai user friendly, cât mai prietenoase cu utilizatorul. Adică, nu va mai trebui completat numele, prenumele, CNP-ul, acestea le vom lua din baza de date. Fiecare cetățean va avea un cont. Este o versiune a serviciilor digitale 3.0. Acest portal va prelua toate serviciile pe care le avem azi online și le va optimiza. De asemenea, vom mai face încă 40 de servicii pe care astăzi nu le avem online. Un al doilea pas este să avem o platformă GIS comună: Primăria, Compania de Apă, transportul în comun, Distrigaz, Termoficare, etc. Proiectul este deja câștigat”, a explicat Mihai Jurca, City Manager al Primăriei Municipiului Oradea.

Un pas viitor în digitalizarea primăriei este implementarea unui ERP, care va permite planificarea resurselor.

“E cert că Primăria Oradea și companiile subordonate vor trebui să lucreze într-un singur modul. Avantajul pentru management este că vede în fiecare moment ce se întâmplă, ce investiții sunt, ce contracte s-au semnat, unde sunt șantierele, câte petiții sunt. Pentru cetățean, asta înseamnă că primește o trasabilitate foarte clară a documentelor depuse online la primărie. Vede în timp real stadiul în care se află solicitarea sa. De asemenea, această aplicație dispune și de un grafic de tip grilă în care se poate vizualiza stadiul investițiilor și lucrărilor în timp real. Va fi mai ușor de înțeles pe ce se cheltuie banul public”, a adăugat Mihai Jurca.

Cea mai digitalizată comună din România

Comuna bihoreană Sânmartin a obținut, în cadrul Galei Regista, organizată la final de ianuarie 2022, trofeul Cea mai digitalizată comună din România.

Locuitorii comunei Sânmartin au la dispoziție, prin intermediul paginii web www.sanmartin.ro, atât sisteme care permit plata online a taxelor și impozitelor locale, cât și portalul Regista, care conține un modul e-guvernare. Prin acest modul cetățenii pot să transmită cereri și sesizări către compartimentele Primăriei, urmând să fie notificați prin email cu privire la stadiul acestora. În vederea accesării funcțiilor portalului, cetățenii creează un cont care le facilitează completarea cererilor și contactarea în cazul transmiterii de documentații incomplete. Registratura electronică este înglobată în același portal, ceea ce face ca înregistrarea cererilor primite online și notificarea solicitanților să poată fi realizate și gestionate cu ușurință.

„În relația cu cetățenii, Primăria Sânmartin și-a dorit ca, prin oferirea de servicii de calitate, de bonificații în cazul plăților online și de suport în transmiterea cererilor, să promoveze utilizarea mediului online în furnizarea serviciilor publice. Procesul de digitalizare a fost implementat la nivelul tuturor compartimentelor Primăriei, ceea ce a facilitat colaborarea între compartimente și reducerea timpului de răspuns în relația cu cetățenii”, a specificat primarul Sânmartinului, Cristian Laza.

Procesul de digitalizare a Primăriei Sânmartin s-a realizat treptat, prin folosirea registraturii electronice, înrolarea Primăriei în sistemele de plată online, iar ulterior activarea modulului e-Guvernare a portalului Regista. Sânmartinul a beneficiat și de alte forme de sprijin guvernamental, însă implementarea proiectului de digitalizare a fost realizat din resurse proprii.

Compartimentele în care digitalizarea s-a realizat cel mai rapid au fost cele care înregistrează cele mai multe cereri din partea cetățenilor: Compartimentul Impozite și Taxe, respectiv Compartimentul Urbanism.

În ceea ce privește receptivitatea locuitorilor comunei Sânmartin la digitalizarea serviciilor publice, edilul este de părere că răspunsul a fost unul pozitiv. Faptul că majoritatea persoanelor care au utilizat mediul online în relația cu Primăria a decis să continue să transmită cereri online în detrimentul deplasării la sediul Primăriei, demonstrează necesitatea accelerării procesului de digitalizare în România, mai spune primarul.

CLUJ

Campioni ai digitalizării statului

Municipiul Cluj-Napoca este cel mai avansat din România în introducerea tehnologiei în administrație.

“Principalele noastre proiecte de digitalizare sunt funcționarul virtual Antonia, E-cont, MyCluj, Tichetul Albastru, Sistemul Geografic Integrat (GIS). Majoritatea impozitelor și amenzile pot fi plătite online. Anul acesta și scrisoarea primarului este prezentă, în format PDF, pentru cei și-au făcut cont pe site-ul primăriei, iar contribuțiile pot fi achitate pe baza codului QR. (…) Cifrele sunt bune pe partea de plăți online, în 2021 am înregistrat o creștere de 54% față de anul precedent, iar plățile cu ajutorul QR Code s-au dublat. Pe MyCluj se pot depune sesizări și reclamații, iar cu Tichetul Albastru poți să vorbești cu funcționarii din primărie, inclusiv să adresezi cereri pe Legea 544, fără să apelezi la registratură”, rezumă Iulia Perșa, șeful biroului de comunicare al Primăriei Cluj-Napoca (PCN).

De altfel, municipalitatea clujeană a câștigat anul acesta premiul I, pentru digitalizarea acestor servicii, la competiţia celor mai bune practici în domeniu din România, inițiată de Agenția Națională a Funcționarilor Publici.

Ultima inovație pusă în practică aici este obținerea rapidă a certificatului de urbanism de informare (CUI) prin platforma GIS. Acesta vine în format electronic şi poate fi folosit doar pentru obţinerea de informații privind reglementările de urbanism actuale. Alături de CUI, softul GIS generează și un plan de încadrare în Planul Urbanistic General (PUG) și conține date despre planurile urbanistice zonale acolo unde ele sunt aprobate.

“Am făcut testări în ianuarie în așa fel încât sistemul să fie funcțional. Generat instant, CUI îți arată un plan de încadrare în PUG, cu toate funcționalitățile: ce se poate construi, ce suprafață, ce probleme apar, astfel încât după aceea poți să soliciți un certificat de construcție care poate fi emis de primărie pe hârtie sau în format digital. Este un pas mic, dar important pentru serviciile oferite cetățenilor Clujului care dețin imobile în proprietate, terenuri sau clădiri, vor să construiască, să se extindă sau să se dezvolte și care până acum trebuiau să aștepte până la o lună până să primească acest CUI. Ai câștigat timp, bani, poți să îți faci mai repede planuri de viitor. Decongestionăm un pic și serviciul de urbanism din primărie, având timp mai mult pentru eliberarea celorlalte documente. Nu vom sista emiterea în format scris”, rezumă primarul Emil Boc.

Linie între cetățean și inspector

E-cont este un dosar digital al clujeanului ce permite vizualizarea în format digital pentru scrisoarea primarului; înștiințarea de plată; decizia de impunere; atestatul fiscal; amenzi; taxe și impozite; alte 30 de documente fiscale. Prin Simtax se plătesc impozite, taxe, rate, chirii, amenzi, taxe de urbanism, de liberă trecere, taxe de taximetrie, piețe agroalimentare, cimitire, ocuparea domeniului public, alte obligații la bugetul local.

Antonia, primul funcționar public virtual din România, oferă posibilitatea înregistrării de la distanță a 300 de tipuri de cereri și proceduri, fără deplasare fizică la registratura instituției sau la primăriile de cartier. În premieră pe țară sunt eliberate în format electronic certificatul urban, extinderea autorizațiilor de construire și se pot face înscrieri în procesul de bugetare participativă online (proiecte propuse și votate de cetățeni finanțate din bugetul local).

Prin Tichetul Albastru se poate face programare online între cetățenii cu cereri înregistrate la PCN și personalul de execuție care le au în operare, în vederea furnizării unui răspuns și clarificării unor aspecte. Este valabil pentru cererile în operare și pentru cele la care s-a primit răspuns, dar se doresc clarificări, în maximum 30 de zile de la comunicare. 524 funcționari publici și personalul de conducere pot comunica direct cu cetățenii. Audiențe pot fi acordate online și de către primar, viceprimari, administrator public, secretar general și directori.

My Cluj este serviciul mobil de raportare a sesizărilor pentru probleme semnalate pe domeniul public, Tranzy – include informarea călătorilor despre transportul în comun (harta actualizată a staţiilor, detalii despre linii, minutele de sosire, rute optime în funcție de punctul de plecare ales), Wheeley Go – trasee indicate pentru biciclete, scutere; 24pay – cumpărare online a biletelor de autobuz, Cluj Bike – închiriere de biciclete. Step-Hear, aplicație-pilot, asigură orientarea în spațiu a persoanele cu deficiențe de vedere, fiind bazată pe senzori de proximitate și pe tehnologia Bluetooth.

Pentru șoferi s-au introdus aplicațiile Cluj Parking – vizualizarea locurilor de parcare din parcările cu barieră, Parking Pay – achitarea parcărilor cu card bancar prin telefon, City Parking Cluj – ghid pentru cel mai apropiat loc de parcare din zona I, cu un sistem de 1.200 de senzori, EVCharge Cluj – locația și starea încărcătoarelor publice pentru mașinile hibride și electrice. Cluj Now indică evenimentele și lucrările din oraș, cetățenii și turiștii fiind notificați și despre informații importante de interes public.

Cartea electronică, eliberată în premieră

La Cluj-Napoca se derulează un proiect pilot în România: eliberarea cărții electronice de identitate (CEI), în parteneriat cu Ministerul Afacerilor Interne. Programările pot fi făcute online, iar persoanele care o solicită trebuie să prezinte doar documentele în original, nu și copiile lor. Cererea nu trebuie completată de solicitant înaintea prezentării la ghișeu. Datele necesare se autocompletează direct în aplicație la Serviciul de evidență a persoanelor, iar solicitantul va semna în fața funcționarului cererea listată. Actele prezentate de solicitant sunt scanate și introduse în mod electronic în sistem. Ulterior integrării bazelor de date, la prezentarea pentru modificarea sau eliberarea unei noi CEI, solicitantul nu va trebui să prezinte decât acele documente care dovedesc schimbarea stării civile, domiciliului sau numelui.

COVASNA

La CJ, surse proprii și europene pentru digitalizare

Locuitorii din județul Covasna pot depune actele necesare obținerii autorizațiilor/certificatelor de urbanism electronic, prin portalul Consiliului Județean (CJ) Covasna, serviciu dezvoltat la nivelul autorității județene, cu toate că cetățenii preferă încă metoda clasică de predare a documentelor, pe hârtie.

În viitor, la nivelul CJ Covasna vor fi digitalizate o serie de alte servicii prin implementarea proiectului eCovasna.

“Consiliul Județean Covasna, prin Hotărârea nr. 15/2022, a aprobat participarea Județului Covasna la Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020, Axa Prioritară 2 Administrație publică și sistem judiciar accesibile și transparente, Obiectivul Specific 2.1 Introducerea de sisteme și standarde comune în administrația publică locală ce optimizează procesele orientate către beneficiari în concordanță cu Strategia de Consolidare a Administrației Publice cu proiectul eCovasna, prin care se vor simplifica procedurile administrative și se va reduce birocrația pentru cetățeni, prin: accesul online la serviciile gestionate partajat sau exclusiv de autoritățile și instituțiile publice locale; Digitalizarea proceselor de administrare a documentelor; Retro-digitalizarea documentelor din arhivă”, se arată într-un răspuns semnat de către Tamás Sándor, președintele CJ Covasna.

HARGHITA

Debirocratizare prin digitalizare la CJ

Consiliul Județean (CJ) Harghita este un exemplu de administrație publică care dorește să debirocratizeze și să digitalizeze procesul administrativ astfel încât atât serviciile oferite cetățenilor, cât și activitatea instituției să fie fluidizate și accelerate.

“Perioada pandemică ne-a provocat și mai mult în a găsi soluții care să faciliteze accesul la informații din orice colț al lumii și astfel am creat, cu resurse interne, pagina web Korona, am achiziționat dezvoltarea portalului de investiții și cel de achiziții publice.

Prin cele două pagini web, de investiții și achiziții, venim atât în sprijinul cetățenilor care sunt la curent cu investițiile realizate și cu progresul acestora, cu privire la necesitățile de achiziții ale instituției și ale instituțiilor subordonate, dar și al mediului de afaceri care astfel își poate creiona bugetul prin identificarea facilă a cererii, având posibilitatea de a participa la licitațiile noastre”, subliniază Borboly Csaba, președintele Consiliului Județean Harghita.

Pentru organizațiile neguvernamentale a fost dezvoltată o aplicație prietenoasă prin care cei care vor să depună proiecte în cadrul programelor CJ cu finanțare nerambursabilă vor avea posibilitatea de a încărca toate documentele necesare depunerii proiectului. “Această platformă a fost astfel concepută ca ulterior încărcării documentelor, aplicantul să primească numărul de înregistrare și responsabilul de program să fie înștiințat de aplicație, existând posibilitatea ca în cazul unor erori sau lipsuri, acestea să fie corectate înainte de expirarea termenului limită. Portofoliul de programe pus la dispoziție de Consiliul Județean Harghita acoperă o gamă largă de domenii și aplicanții pot găsi informațiile necesare accesând acest link”, completează președintele CJ Harghita.

De asemenea, prin accesarea paginii web cetățenii pot accesa formularele necesare eliberării de autorizații și avize, iar taxele pentru autorizațiile de construire și pentru certificatele de urbanism pot fi achitate online datorită colaborării consiliului județean cu platforma.
“O altă realizare în privința digitalizării este programul Live, dedicat registraturii consiliului județean, prin care toate documentele rezultate din activitatea internă dar și cele care sunt primite sau expediate sunt înregistrate online și transmise automat destinatarului cu număr de înregistrare aferent. Acest mod de lucru ne permite să găsim oricând informațiile de care avem nevoie”, arată Borboly Csaba. Valoarea investiției este de aproape 140.000 lei, cu TVA.

În acest moment, toți angajații instituției dețin semnătură electronică și astfel activitatea a fost fluidizată. Valoarea contractului este de circa 17 mii lei, cu TVA.

“În privința planurilor de viitor, sunt în curs de dezvoltare un nou sistem de intrare și pontaj electronic, sistem de vot al ședințelor de consiliu, o arhivă electronică și un sistem complex de management al documentelor care va include și portalul cetățeanului prin care vor fi disponibile majoritatea serviciilor prestate către cetățeni adică certificate de urbanism, autorizații de construire, autorizații speciale de transport (AST), petiții, sesizări, mersul autobuzelor etc.”, a conchis Borboly Csaba.

Proiecte digitale la Primăria Miercurea Ciuc

Pandemia a accelerat digitalizarea și la nivelul Primăriei Municipiului Miercurea Ciuc. “Primele măsuri au fost legate de asigurarea deservirii cetățenilor prin intermediul email și prin portalul www.ghiseul.ro (…) Pagina web a primăriei conține toate datele obligatorii, iar pe lângă conectarea la serviciul ghiseul.ro există 2 servicii online dezvoltate separat: programare online pe diferite servicii ale Serviciului public comunitar local de evidență a persoanelor, respectiv site-ul care permite votul cetățenilor pentru proiectele depuse în cadrul bugetului participativ”, ne-a răspuns primarul Korodi Attila.

Potrivit informațiilor municipalității ciucane, la acest moment există trei aplicații majore care acoperă activitățile aferente serviciilor oferite, și anume: aplicația de taxe și impozite, respectiv gestionare patrimoniu – conectată și cu sistemul național de plăți online ghiseul.ro, aplicația de contabilitate a veniturilor și resurse umane, respectiv aplicația generală prin care sunt deservite serviciile: registrul agricol, autorizațiile de construcții și certificate de urbanism, autorizațiile comerciale, de taximetrie, de închirieri auto, evidența stării civile, evidența și calculul ajutoarelor sociale și ajutoarelor de încălzire. Aceste aplicații sunt acoperite de un sistem de management al documentelor.

În perioada următoare va fi demarat la nivelul instituției publice un proces complex de digitalizare, printr-un proiect finanțat prin Programul Operațional Capacitate Administrativă cu aproape 3 milioane de lei, cheltuieli eligibile, respectiv va fi finalizată noua pagină web a primăriei.

Proiectul POCA, așa cum ne-a răspuns reprezentantul administrației publice locale, “are în componență o serie de activități care vizează pe componenta de digitalizare următoarele: un audit complex al sistemului informatic existent, în vederea realizării unui Sistem Integrat la nivelul primăriei; completarea sistemului de back-office al primăriei cu modulele pentru gestionarea contractelor ANL, asociații de locatari, registrul agricol, protecție socială, integrat cu un sistem front-office; implementarea unui sistem front-office cu scopul de a îmbunătăți interacțiunea cu cetățenii, care va oferi acces la serviciile online, după înrolare, și care va permite accesarea funcționalităților oferite în mod normal de o activitate de ghișeu – acesta va permite, printre altele, vizualizarea stadiului de procesare a documentelor, programări, dar activitatea cuprinde și dezvoltarea unei aplicații pentru dispozitive mobile; digitalizarea proceselor de administrare a documentelor, prin implementarea unei soluții informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul primăriei (…); retro-digitalizarea documentelor din arhivă”.

De asemenea, din bugetul local, va fi finanțată și implementată o soluție integrate GIS care să permită emiterea certificatelor de urbanism și a autorizațiilor de construire pe baza PUG-ului și a PUZ-urilor actualizate și gestionate centralizat în noua platformă, dar și cele necesare pentru implementarea unui sistem de parcări inteligente. Pentru acest an, suma prevăzută se cifrează la peste 1,3 milioane lei.

Alfred, colegul virtual din Primăria Odorheiu Secuiesc

În decembrie 2018, Primăria Municipiului Odorheiu Secuiesc a finalizat noul site al instituției, care a costat 8.000 de euro, site care funcționează mai degrabă ca un portal.

“Am creat un coleg virtual, pe nume Alfred. El poate fi accesat pe Facebook și poate să răspundă la mai multe întrebări ale locuitorilor orașului, iar colegul virtual îl folosim și pentru a informa orașul sau locuitorii dintr-un anumit cartier referitor la diferite deranjamente. Colegul virtual are și un canal propriu pe YouTube, unde postăm mai multe videouri cu caracter educative”, explică Zörgő Noémi, purtătorul de cuvânt al Primăriei Municipiului Odorheiu Secuiesc, într-un răspuns pe care l-a remis redacției Transilvania Business.

Locuitorii din Odorhei pot plăti pe site-ul ghiseul.ro orice taxă și impozit.

În plus, așa cum completează purtătorul de cuvânt, “Avem un sistem de rezervare online a bonurilor, site-ul funcționând în trei limbi. Momentan pot fi accesate 15 tipuri de formulare care pot fi completate online. Acest serviciu este într-un proces de dezvoltare continuu. Anul acesta am lansat noul site pentru proiectele proprii, astfel toate documentele pot fi încărcate pe această platformă, iar solicitantul poate rezolva tot procesul de acasă. Site-ul este integrat cu sistemul intern al primăriei. Am investit și în sistemul T-Park, sistem care permite plata taxei de parcare direct de pe telefonul mobil. Avem și o platformă de taxe locale, însemnând ca fiecare cetățean după o scurtă înregistrare poate accesa sistemul nostru de taxe locale (e.udvarhely.ro). De multe ori folosim programul PowerBI de la Microsoft pentru diferite analize, rezumate etc. Avem și un site tematic aproape de a fi lansat, care are ca scop prezentarea posibilităților economice, imobiliare din acest domeniu”.

Municipiul Odorheiu Secuiesc implementează, de asemenea, proiectul „Proceduri simplificate de reducere a birocrației pentru cetățeni”, co-finanțat de Uniunea Europeană prin Fondul Social European în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020.

Implementarea proiectului care printre altele va presupune gestionarea electronică a registrului agricol, managementul de documente, managementul de proiect sau acces la harta electronică, va permite generarea unui proces documentat de analiză și sinteză util deciziei manageriale.

Concret, cetățenii din Odorheiu Secuiesc vor putea depune online solicitări adresate administraţiei publice, vor fi informați privind creanţele la bugetul local, vor fi notificați prin mijloace electronice privind starea de rezolvare a solicitărilor înregistrate, vor avea acces la serviciile de plată electronică a taxelor şi impozitelor locale, vor fi informați privind bunurile declarate în registrul agricol, vor putea declara modificările privind bunurile aparţinând gospodăriei sau exploataţiei agricole, vor putea declara periodic producţia agricolă, tranzacţiile cu bunuri declarate în registrul agricol, evoluţia efectivelor de animale ș.a. Totodată, locuitorilor li se va facilita accesul la informare şi documentare pentru asigurarea transparenţei privind activitatea autorităţii publice locale.

MARAMUREȘ

Un orășel dă clasă “capitalei de județ”

Prima instituție din Maramureș care calculează automat taxele locale și le încasează online prin portalul e-Guvernare este Primăria Tăuții-Măgherăuș, oraș cu numai 7.000 de locuitori. Este o continuare a procesului de digitalizare din administrația de aici care oferă posibilitatea achitării online a impozitelor, dar și un nou modul care permite plata amenzilor și a taxelor datorate bugetului local. Platforma Regista a premiat, anul acesta, instituția din orașul maramureșean cu distincția Best Customer pentru serviciile digitale pe care le prestează.

“Dorința administrației publice este de a veni mereu în sprijinul cetățenilor prin a le facilita serviciile oferite, iar digitalizarea este un aspect foarte important. Am implementat acest sistem și vom continua pe acest drum al digitalizării, care devine din ce în ce mai importantă. Ne mândrim cu faptul de a fi prima instituție din Maramureș care oferă posibilitatea plății online a taxelor datorate bugetului local și ne dorim să fim un exemplu de urmat și pentru altele. Cetățenii privesc cu ochi buni această transformare, această digitalizare, pentru că evită timpii necesari deplasării și așteptării la ghișeu”, a declarat Elena-Ioana Motica, șef serviciu financiar la Primăria Tăuții-Măgherăuș.

MUREȘ

Proces de digitalizare demarat în 2018 la CJ Mureș

Procesul de digitalizare în cadrul Consiliului Județean Mureș a demarat încă din anul 2018.
“Încă de la început s-a avut în vedere faptul că pentru a putea oferi cetățenilor servicii publice digitale este necesar ca, în primul rând, activitatea internă să poată fi realizată electronic. Primul pas a fost achiziționarea unui soft de gestionare electronică a documentelor în valoare de aproximativ 130.000 lei, investiție realizată din fonduri proprii. Tot în anul 2018 Consiliul Județean Mureș a implementat un proiect cu finanțare europeană în valoare de aproximativ 618.000 lei pentru introducerea ISO 9001:2015 – Dovada calității în activitatea Consiliului Județean Mureș. Prin intermediul acestuia s-a urmărit și s-a realizat o îmbunătățire și eficientizare a proceselor interne prin crearea cadrului general de proceduri de lucru în vederea asigurării de servicii publice de calitate pentru cetățeni.

Odată realizați acești pași deosebit de importanți, în anul 2019 Consiliul Județean Mureș a început implementarea unui nou proiect cu finanțare europeană prin Programul Operațional Capacitate Administrativă cu denumirea „Implementarea unor măsuri de simplificare a serviciilor pentru cetățeni la nivelul Consiliului Județean Mureș”, în valoare de aproximativ 3 milioane de lei. În cadrul acestuia s-a realizat o dotare din punct de vedere al elementelor de infrastructură IT necesare pentru ca soluțiile informatice dezvoltate/create prin proiect sa funcționeze în condiții optime și a fost dezvoltat un portal de servicii online”, a precizat Péter Ferenc, președintele Consiliului Județean Mureș.

Prin implementarea acestui portal se dorește simplificarea procesului de solicitare/emitere pentru 10 tipuri de documente emise de Consiliul Județean Mureș în exercitarea competențelor ce îi revin: Certificate de urbanism; Avize pentru Certificate de urbanism; Autorizații de construire; Autorizații de desființare; Prelungire Autorizații de construire; Prelungire Certificate de urbanism; Avize de oportunitate; Avize pe documentații de urbanism; Acorduri prealabile pentru execuția de lucrări în zona drumurilor județene; și Autorizații de amplasare și execuție in zona drumurilor județene.

În acest moment, este în curs de derulare implementarea modului de plată electronică, o dată aceasta fiind realizată portalul va putea fi utilizat de către cetățeni.

De asemenea, în cadrul acestui proiect s-a realizat scanarea unui număr de 3.500.000 file din arhiva instituției conform unor criterii stabilite de proiect, în scopul facilitării accesului la documentele din arhivă cu efect inclusiv asupra reducerii timpului de răspuns la solicitări.

În paralel cu aceste măsuri realizate din fonduri europene, Consiliul Județean Mureș a realizat, din fonduri proprii, o nouă pagină de internet a instituției. “Aceasta va fi prezentată cetățenilor în cursul lunii martie și va permite organizațiilor non-guvernamentale depunerea în format electronic a cererilor pentru concursul de proiecte cu finanțare nerambursabilă organizat anual de instituție”, a adăugat acesta.

De asemenea, tot din fonduri proprii, este în curs de derulare procedura de achiziție a semnăturilor electronice calificate pentru funcționarii din cadrul aparatului de specialitate al Consiliului Județean Mureș.

“Avem încredere că procesul de digitalizare a activității instituției demarat în anul 2018 se va finaliza până la mijlocul acestui an. Odată finalizat vom putea realiza o analiză a impactului asupra modului de derulare a activităților specifice instituției”, a subliniat Péter Ferenc, președintele Consiliului Județean Mureș.

Primăria Sighișoara, mai multe platforme

La nivelul Primăriei Municipiului Sighișoara a fost implementat proiectul „eCetatean@Sighisoara2021”, care cuprinde platformele ePrim, ePortal, eCetatean. Este un proiect finanțat de Uniunea Europeană și Guvernul României, prin Programul Operațional Capacitate Administrativă 2014 – 2020, Axa prioritară 2, cu aproape 2,8 milioane lei.

“Concret, pe site-ul instituției www.primariasighisoara.ro pot fi accesate:
ePrim – platformă care oferă posibilitate de căutare și verificare a documentelor depuse; ePortal – ghișeu online, pentru depunerea documentelor; eCetatean – platforma cu ajutorul căreia se pot depune declarații online (declarații de impunere pentru clădiri, terenuri, mijloace de transport și panouri publicitare. Pot fi eliberate online certificate de atestare fiscală, autorizații comerciale. Se poate depune online cererea de scutire a impozitului. Desigur, pot fi achitate online taxele, impozitele și amenzile. Nu în ultimul rând, se poate achita online pentru obținerea autorizației de acces în oraș a mijloacelor de transport de tonaj greu.

Pentru plata taxelor și impozitelor locale poate fi folosită și aplicația mobilă MobilePay Sighisoara.

Pentru transmiterea petițiilor și a sesizărilor, cetățenii au la dispoziție tot o aplicație mobilă. Este vorba de iReport Sighișoara, prin intermediul căreia probleme punctuale din diferite zone ale orașului, cum ar fi gropi în asfalt, resturi menajere sau moloz aruncate la întâmplare, pot fi transmise direct pe dispozitivul mobil către Primăria Municipiului Sighișoara pentru a acționa cu promptitudine.

Avem Sighișoara City App, o aplicație dedicată deopotrivă turiștilor și localnicilor. Aplicația promovează zona Sighișoarei, ea încorporează informații referitoare la cele mai atractive puncte de interes și evenimente din zonă, la servicii (hoteluri, pensiuni, restaurante, baruri, magazine) sau știri locale”, a enumerat edilul șef sighișorean.

Pentru prima dată, în anul 2020, la nivelul administrației publice locale din Sighișoara a fost implementat conceptul de Bugetare Participativă. Cetăţenii sunt astfel încurajaţi să se implice în procesul de luare a deciziilor privind priorităţile de investiţii de interes local. Pe https://implicat.sighisoara.org.ro/, locuitorii Municipiului Sighișoara pot propune și ulterior pot vota un proiect care va fi implementat cu finanţare de la bugetul local.

Ca rezultate, spre exemplu, în anul 2021, au fost înregistrate și soluționate un număr de 124 de petiții, dintre care 90 de petiții prin aplicația iReport.

Totodată, până acum, aplicația eCetatean are peste 4.000 de utilizatori. În anul 2021, peste 1500 de persoane au achitat taxele și impozitele online, folosind aplicațiile puse la dispoziție.

De asemenea, în prezent se derulează un proiect privind simplificarea administrativă în ceea ce privește activitatea Direcției de Asistență Socială din Sighișoara. Este vorba de 11 formulare de asistență socială la care cetățenii vor avea acces online.

Online la Primăria Sâncraiu de Mureș

Primăria Sâncraiu de Mureș se numără printre comunele nominalizate ca una dintre cele mai digitalizate primării din România la Gala Regista, ceea ce reprezintă o recunoaștere a eforturilor depuse de noua administrație pentru debirocratizarea activității instituției publice.

“Prin strategia noastră de digitalizare și transparentizare a activității primăriei ne-am propus să facem un pas important prin care să ușurăm interacțiunea dintre primărie și cetățeni. O prioritate în acest sens a reprezentat o deschidere mai bună a noastră în mediul online, materializată prin modernizarea paginii de internet a primăriei, www.sancraiums.ro, astfel încât informațiile să fie constant actualizate, mai bine structurate și mai ușor de găsit, precum și integrarea pe aceasta a următoarelor servicii publice online: Verificare stare solicitări: cetățenii pot verifica online starea documentelor trimise instituției. Astfel, s-au eliminat cozile la ghișeu și s-a eficientizat activitatea din cadrul instituției; Formulare online: cetățenii pot completa și trimite online către primărie cererile necesare pentru eliberarea de certificate fiscale, adeverințe, autorizații și alte documente; Sesizări online: cetățenii pot raporta online diferite aspecte identificate pe raza localității, precum și urmări gestionarea acestora de către personalul din primărie. Trimiterea online a sesizărilor permite indicarea sesizării pe hartă, adăugarea de poze, precum și primirea de notificări pe e-mail prin care cetățenii sunt informați cu privire la modul în care a fost soluționată sesizarea depusă; Programări online: utilizatorii se pot programa online, pentru audiențe sau eliberarea diferitelor documente. Programările online au ajutat la o mai bună organizare, precum și la creșterea calității serviciilor oferite cetățenilor; Plăți online: cetățenii pot plăti online direct către primărie toate taxele și amenzile, economisind astfel timpul de așteptare și pe cel aferent deplasărilor. Implementarea acestei soluții a determinat totodată și o creștere a gradului de colectare a veniturilor la bugetul local; Registratura electronică: registrul electronic reprezintă alternativa digitală adusă procesului de înregistrare și gestionare a documentelor în mod tradițional, pe tipizat, soluție care odată implementată a crescut eficiența procesului de înregistrare și evidență a documentelor de intrare și ieșire din primărie”, a explicat primarul Petru Ionuț Budian.

Primele rezultate se observă deja. Pe parcursul anului 2021, au fost efectuate de către cetățeni un număr de 265 Sesizări online, 335 Programări online și 810 Plăti online. În primele 2 luni ale anului 2022, numărul plăților online efectuate se ridică la 364, o creștere semnificativă raportat la aceeași perioadă a anului 2021.

Pentru viitor, unul dintre proiecte se referă la arhivarea digitală a documentelor. “În acest sens, ne propunem implementarea unei soluții informatice care să asigure administrarea electronică a documentelor, prin crearea unei arhive digitale a documentelor, soluție care implementată va conduce la reducerea birocrației și creșterea calității serviciilor oferite pentru cetățeni. De asemenea ne propunem implementarea unui proiect de bugetare participativă în comuna Sâncraiu de Mureș, destinat locuitorilor din comuna noastră. Acesta se va materializa prin realizarea unei platforme on-line destinată bugetării participative, prin intermediul căreia locuitorii comunei pot depune on-line propuneri de proiecte de interes public local, o parte dintre acestea, în baza unei metodologii, urmând a fi implementate prin finanțarea lor din bugetul local”, a conchis edilul comunei Sâncraiu de Mureș.

SATU MARE

Digitalizare avansată în Primărie

Stadiul digitalizării la nivelul Primăriei Satu Mare este destul de avansat. În 2020 au fost accesate fonduri europene printr-un proiect POCA, în valoare totală de 2,63 milioane lei, prin care s-au dezvoltat și extins sistemele existente, s-au interconectat toate serviciile într-o singură platformă de „self-care”.

„Am considerat că implementarea acestui proiect trebuie să se bazeze pe trei componente majore: sistemul intern de management al documentelor, pagina web, toate fiind compatibile și interconectate. Următoarea componentă importantă de management digital pe care o vom dezvolta se va referi la implementarea unei rețele a senzorilor prin care vom eficientiza serviciile publice: transportul în comun, siguranța publică, precum și alte provocări în domeniul digitalizării, facilitarea accesului cetățenilor la serviciile publice prin mijloace online. Digitalizarea presupune implementarea unor soluţii soft în vederea simplificării procedurilor către cetăţeni prin migrarea serviciilor de tip analog pe platforme digitale. De asemenea, am reconfigurat sistemul de comunicare internă a Primăriei, am optat pentru sistemul GSuite, sistem de comunicare bazat pe cloud, incluzând Gmail, Docs, Sheets. Folosim calendare comune, hărți interactive și toate serviciile oferite de platforma Google”, ne-a declarat Kereskényi Gábor.

La Satu Mare, s-a realizat un nou site oficial al instituției, prin care s-au adus îmbunătățiri în comunicarea cu cetățenii, precum și la nivelul altor servicii publice.

Digitalizarea s-a implementat cel mai rapid în cadrul Direcției de Impozite și Taxe Locale, Direcției de Evidență a Persoanelor și GIS.

Primarul de Satu Mare este de părere că promovarea investițiilor în echipamente IT și a utilizării acestora de către cetățeni contribuie la trecerea spre o economie bazată pe cunoaștere și la crearea unei societăți informaționale.

„În această direcție ar trebui efectuate investiții, astfel că într-un orizont de timp mai mare, administrațiile locale ar trebui să ofere cetățenilor aplicații de tipul e-guvernare pentru a facilita accesul rapid la informațiile de interes public și a crește gradul de implicare activă a cetățenilor în procesul de luare a deciziilor, de dezvoltare a serviciilor publice urbane și de exploatare a potențialului tehnologiilor informatice pentru optimizarea serviciilor pentru cetățeni și IMM-uri. Ca să exemplific, peste 10 ani, faptul că telefonul sau ceasul smart te va notifica despre faptul că autobuzul pe care îl aștepți are 23 de locuri libere și că în 5 minute va ajunge în stație, va reprezenta o normalitate. Cetățenii municipiului sunt destul de receptivi. Se înregistrează creșteri pentru plata impozitelor și taxelor online, precum și în transmiterea de acte, fiind înregistrată o creștere de 30% a documentelor depuse online”, precizează Kereskényi Gábor.

În această notă, Direcția de Impozite și Taxe Locale din Primăria Satu Mare vine în sprijinul sătmărenilor prin implementarea unui sistem de plată modern a impozitelor, taxelor locale și a facturilor către furnizorii de servicii publice. Sistemul SelfPay este ușor de utilizat, în municipiu fiind amenajate 21 de stații de plată.

SĂLAJ

Cu toate PUG-urile la vedere

În Sălaj, Planurile Urbanistice Generale (PUG) ale tuturor unităților administrativ teritoriale (UAT) au fost inserate pe website-ul forului județean. “Toate cele 61 de PUG-uri întocmite la nivelul comunelor, orașelor și municipiului Zalău sunt acum la un click distanță. Venim, astfel, în sprijinul tuturor celor interesați să consulte reglementările privind amenajarea teritoriului dintr-o localitate sau alta, oferindu-le un acces facil și rapid la toate informațiile de care au nevoie”, spune Dinu Iancu-Sălăjanu, președintele Consiliului Județean Sălaj.

SIBIU

Județul care vrea să devină cel mai „smart” din țară

Conducerea Consiliului Județean Sibiu le-a transmis reprezentanților a mai mult de 20 de instituții care eliberează avize pentru diverse servicii sau autorizații că pentru a transforma județul în unul smart este nevoie de conlucrare între acestea. Președinta Consiliului Județean Sibiu, Daniela Cîmpean, le-a propus șefilor mai multor instituții avizatoare semnarea unui acord de parteneriat în vederea implementării unui proiect în ceea ce privește colaborarea interinstituțională în domeniul digitalizării. Pe data de 16 februarie, CJ Sibiu a găzduit o întâlnire în acest sens în cadrul căreia a fost prezentată viziunea instituției în această direcție în cadrul proiectului „Inovare prin informatizare la nivelul Consiliului Județean Sibiu”, finanțat din fonduri europene, prin Programul Operațional Capacitate Administrativă (POCA).

Soluția GIS pentru servicii de urbanism

Prin acest proiect, Consiliul Județean Sibiu urmărește să gestioneze eficient datele de la nivel județean, prin implementarea soluției GIS – Sistem Informațional Geografic, pentru a obține o viziune clară și de ansamblu despre resursele existente pe un teritoriu stabilit: tipurile de relief, infrastructura de drumuri și construcții, rețele de utilități existente, precum și obiective turistice și de patrimoniu. Pe baza acestor date, vor putea fi oferite servicii administrative de calitate cetățenilor, firmelor și utilizatorilor din administrația locală.

La eveniment au participat administratorul public al județului Sibiu, Adrian Bibu, arhitecta-șefă a județului, Argentina Lapoși, Maria Vișan și Marius Ianculescu Popovici, din partea societății Intergraph Computers SRL care realizează platforma GIS, echipa de proiect din cadrul CJ Sibiu, precum și numeroși directori sau reprezentanți ai instituțiilor avizatoare: Transgaz, Romgaz, DELGAZ GRID, Transelectrica, Electrica Distribuție, Hidroelectrica, SC Apă-Canal, Apa Târnavei Mari Mediaș, Sistemul de Gospodărire a Apelor Sibiu și cel din Mureș, CNAIR, Agenția pentru Protecția Mediului Sibiu, Direcția de Sănătate Publică, Direcția Silvică, Direcția pentru Agricultură Județeană Sibiu, ANIF filiala Sibiu, Direcția Județeană pentru Cultură, Inspectoratul pentru Situații de Urgență, Inspectoratul de Poliție al județului Sibiu, STS, RCS-RDS, Orange, SOMA.

„Vrem să vă chemăm parteneri cu noi pentru a face din județul Sibiu cel mai smart județ din România”, a declarat cu optimism Daniela Cîmpean. Aceasta a subliniat că susținerea instituțiilor și structurilor menționate, precum și implicarea fiecăreia pot aduce serviciile pentru cetățeni „la un nivel occidental, pe care sibienii chiar merită să le aibă din partea noastră”. „Prin această finanțare europeană pe care am obținut-o pentru proiectul menționat, ne propunem ca toate datele necesare pentru prestarea serviciilor de urbanism să fie strânse pe o hartă digitală, astfel încât serviciile în domeniu să fie eficiente, cu date corecte, oferite cu rapiditate. Împreună putem să facem lucruri care pot părea greu de realizat, din cauza unor mentalități și a unor obișnuințe. Sunt convinsă că în Sibiu se poate ca autoritățile să își dea mâna, să fie deschizătoare de drumuri pe niște proiecte solicitante și provocatoare care ne aduc în realitatea vremurilor noastre, în ceea ce înseamnă normalitatea relației cu cetățenii”, a adăugat președinta CJ Sibiu.

Pe lângă semnarea unui acord de parteneriat, conducerea CJ Sibiu le-a lansat avizatorilor propunerea de a transmite fundamentări pentru modificarea legislației în domeniu, cu referire expresă la Comisia de Acord Unic, astfel încât această comisie să funcționeze așa cum ar trebui, digitalizarea fiind o prioritate, în sensul în care toate solicitările pe urbanism să fie înregistrate online, astfel încât oamenii să nu mai fie nevoiți să meargă la fiecare avizator în parte, iar comisia de acord unic să fie una virtuală. „Platforma GIS va fi un instrument de lucru extrem de util pentru Comisia de Acord Unic. De asemenea, la această platformă vor putea să aibă acces și UAT-urile din județul Sibiu care desfășoară servicii de urbanism”, au explicat reprezentanții instituției județene.

Amintim că în iulie 2021 CJ Sibiu a semnat contractul de servicii pentru achiziționarea și implementarea sistemului integrat Geographical Information System (GIS), cu firma SC Intergraph Computer Services SRL, în vederea digitalizării procesului de emitere a documentelor de urbanism, autorizații de construire, eliberare acorduri, precum și pentru gestionarea patrimoniului și a investițiilor. Valoarea contractului se ridica la suma de 1,7 milioane lei cu TVA. Operatorul economic are la dispoziție un an pentru a implementa sistemul, după care o perioadă de încă 12 luni acesta va oferi mentenanța și asistența tehnică gratuită.

GIS este un sistem de cartografiere și analiză a datelor spațiale care va ajuta mult la optimizarea modului de lucru, prin standardizarea modalității de realizare a documentelor de planificare teritoriala și urbanism, respectiv pentru integrarea documentațiilor în platforma Observator Teritorial. Utilizatorii vor avea acces la diferite hărți privind rețelele de utilități deținute de furnizori, care vor fi utilizate în procesul de emitere a documentelor urbanistice.

Digitalizarea serviciilor publice în municipiul Sibiu: de la aplicații mobile gratuite, la platforma E-administrație

În ceea ce privește digitalizarea serviciilor publice ale Primăriei Sibiu, menționăm că acestea utilizează tot mai mult mediul virtual. În ultimii ani, autoritățile locale au pus la dispoziția cetățenilor mai multe aplicații mobile sau electronice. Spre exemplu, în 2019 Primăria Sibiu a creat o aplicație mobilă a Sibiului – Sibiu City App, pe lângă cele pentru Zoo, Teatrul Gong și pentru plata parcării. Sibienii au la dispoziție și posibilități electronice pentru programarea online în vederea prezentării la ghișee, reducând astfel aglomerația. Totodată, mai multe instrumente electronice de plată a taxelor și impozitelor locale funcționează de mai mult timp, obligația cetățeanului de a se prezenta la ghișeu fiind astfel practic eliminată.

Aplicații gratuite pentru mobil

SIBIU CITY APP: disponibilă din 2013, aceasta oferă informații despre obiectivele de interes turistic ale Sibiului, evenimente culturale, restaurante, hoteluri, baruri, trasee de transport public și parcări. În aplicație poate fi găsit un modul de „Raportări incidente” care poate fi utilizat de sibieni pentru a sesiza administrația cu privire la salubrizarea orașului, starea străzilor, defecțiuni ale iluminatului public etc.

PARCARE SIBIU: disponibilă din decembrie 2018. Prin aceasta sibienii și oaspeții orașului pot achita taxa de parcare sau pot solicita un abonament de parcare electronic. Aplicația oferă posibilitatea de a plăti prin card bancar, prin SMS (direct din aplicație) și prin credit preplătit care poate fi încărcat de utilizator, din aplicație, cu card bancar. Recent, au fost introduce noi funcționalități: scanarea cu telefonul prin aplicația Go Park a tichetului cu codul de bare primit la intrarea în parcările Cazarma 90 și Piața Teatrului; permisiunea de a intra cu autovehiculul în zonele pietonale (între orele 05.00 – 09.00) pentru aprovizionarea agenților economici se pot obține de acum de pe telefonul mobil, prin aplicația Parcare Sibiu, și tot prin aplicație se poate face plata.

ZOO SIBIU: aplicația este la dispoziția vizitatorilor începând din iulie 2016. Aici poate fi găsit un ghid virtual al celei mai vechi grădini zoologice din țară, care folosește tehnologia beacon pentru a oferi vizitatorilor informații despre animale atunci când se apropie de adăposturile lor.

TEATRUL GONG SIBIU: aplicația electronică pentru Teatrul pentru copii și tineret Gong.

Platforma E-administrație pe sibiu.ro

Înființată în 2011, această platformă a fost prima de acest gen aparținând unei primării din România. Prin intermediul său, sibienii au acces mult mai ușor la următoarele servicii:

– Plata taxelor și impozitelor locale în format electronic, inclusiv plata XPress care nu necesită crearea unui cont și face plata foarte ușoară prin utilizarea codului de bare de pe deciziile de impunere primite acasă;
– Formularul online pentru certificatul fiscal, plata taxei pentru acesta și emiterea sa electronică;
– Completarea online a documentelor pentru abonamentele de parcare și ocuparea domeniului public, precum și plata electronică, direct pe platformă;
– Depunerea de petiții și înscrieri în audiență la conducerea Primăriei;
– Formulare online, informații referitoare la acte necesare, hotărâri ale Consiliului Local.

Programări online pe sibiu.ro

Tot pe site-ul primăriei cetățenii se pot programa online pentru diverse servicii: pentru depunerea documentelor pentru cartea de identitate; pentru înregistrarea nou născuților; pentru oficierea căsătoriei în zilele de sâmbătă, când solicitările sunt foarte numeroase și este necesară ordonarea înscrierii pentru a evita eventuale neplăceri tinerilor; pentru transcrierea diverselor documente de identificare; pentru depunerea actelor în vederea înmatriculării și radierii autovehiculului propriu; pentru utilizarea terenului secundar al Stadionului Municipal.

TIMIȘ

Cu toate procesele digitalizate

Primăria Timișoara trece în această perioadă printr-o primă etapă efectivă de digitalizare a activității.
Primarul Dominic Fritz este consiliat pe partea de digitalizare de Val Mureșan, absolvent de Politehnică timișoreană, cu experiență în Irlanda în domeniul inovării.

”Am început cu ce avem în jurul primăriei, interfața cu cetățeanul. Am făcut un audit pe digitalizare, interfețe, software. Am făcut o imagine despre punctele care sunt ok și cele care nu. Asta a fost anul trecut. Acum avem un program care stabilește strategia de Smart City, a durat șase luni, acum se încheie. Vom face o dezbatere publică, se va realiza un proiect de hotărâre de consiliu local. E o strategie foarte importantă pentru oraș. Pe baza a ceea ce am descoperit, am învățat și acum venim cu soluții”, ne spune Mureșan.

Programul de digitalizare a administrației e în plină desfășurare.

”Avem câteva licitații: am mutat serverele de la noi din casă la un datacenter, pentru că e mai sigur. Am schimbat centrala telefonică, am schimbat una semianalogică, veche de zece ani, cu una complet digitală. E în teste în primărie. Serviciile pe voce erau foarte slabe, la 30% din numerele de telefon de pe site nu mai răspundea nimeni. S-a format un fel de cultură, ca un zid, între funcționar și cetățean, o modalitate să te ascunzi. Cu o asemenea centrală avem toate locurile din primărie acoperite, acum facem o pagină unde să îl raportezi pe funcționarul care nu își face treaba. Va fi un serviciu de tip robot, cei vizați primesc un email că trebuie să servească apelantul. E o chestie de bun simț, e repetabilă și pe segmentul de cereri depuse de cetățeni, elementul care urmează acum e la nivel de demo. De asemenea, acum se află în implementare un flux de lucru digital, vom schimba serverele de tip Lotus, erau total depășite. Iar acum e în lucru o soluție nouă, un alt tip de server, se schimbă modul în care oamenii din primărie trebuie să dea un acord la o cerere. Se poate transplanta acest mod nou de lucru și spre cetățean, astfel el poate să știe că se lucrează la cererea sa. Trebuie să se vadă că sunt 500 de oameni în primărie și nu fac față, durează mai mult de 30 de zile să se rezolve o cerere, astfel, cu noul sistem avem predictibilitate. Centrala aceea nouă telefonică poate suna chiar și pe teren angajatul. La fel și cu procesele interne, nu vom mai plimba mapa cu documente prin instituție. Oameni din primărie vor trebui să își dea seama că au responsabilitățile în mână, e momentul adevărului, dar vor înțelege că le face și treaba lor mai ușoară. S-a creat o cultură că e mai comod să nu faci nimic. Vom vedea peste șase luni ce am schimbat”, ne mai spune consilierul pe digitalizare al Primarului Timișoarei.

De lucrat nu se lucrează doar pe partea de funcționare ”interioară”. Și în lucrul cu cetățeanul se va vedea această modificare, trecere spre digital.

”Pe partea de exterior avem două lucruri, unul e ghișeul virtual. Aici, toate formularele posibile urmează să fie disponibile online. Astfel, să nu mai vină lumea la Camera 12 (n.r. locul unde are loc la Primăria Timișoara interfața dintre cetățean și instituție), ei doar să verifice dosarul care e online. Cea de a doua e implementarea portalului decidem.primariatm.ro. Aici e ceea ce va fi consultarea comunității, au fost deja câteva asemenea consultări, care au avut deja succes. Dovedește că dacă lucrăm transparent, să arătăm ce facem, ca lumea să vadă. Ce am mai făcut, am aplicat pentru o finanțare pe POCA – Programul Operațional Capacitate Administrativă, în valoare de 4 milioane de euro, vrem să facem un portal unic de interfață cu persoanele, iar fiecare om să găsească acolo tot istoricul relației sale cu municipalitatea. Acolo vei putea seta să fi informat ce subiecte te-ar interesa în relația cu administrația și să primești alertă pe temele pe care le setezi. În septembrie putem da drumul la licitație, avem termen de livrare decembrie 2023. Iar aceasta închide legătura cu factorii externi din partea primăriei”, am mai aflat de la Val Mureșan.

Una dintre cele mai de succes inițiative digitale deja realizate de Primăria Timișoara este portalul de date deschise realizat. Aici oricine are acces la o serie de informații legate de oraș, de comunitate, stare economică. Urmează și popularea cu un sistem GIS cu toate utilitățile existente, ca să nu mai fie probleme la proiectarea unor noi investiții, de exemplu.

”Am făcut un sistem, pe cod open source, și am pus toate datele pe care le avem acolo, e important ca acel portal să fie populat cu date. Cel mai bun exemplu, portalul nostru, cel creat de noi, cu date despre pandemie, este în top 20 de specialitate, cele mai vizitate. A fost copiat de 20 de unități administrative teritoriale și consilii județene”, spune Mureșan.

Unul dintre cele mai inovative proiecte se referă la integrarea în sistemul de parcări de pe străzile orașului a unei rețele de senzori care îți va spune unde există un loc de parcare liber.

”Gândim instalarea unei rețele de senzori, o infrastructură care trebuie să o punem la punct în oraș. Peste 2-3 ani, poate fi mai devreme, dar la nivel prototip, vor număra elemente de parcare, resurse să îți dea starea orașului în timp real”, mai spune Mureșan.

În acest moment, la Timișoara funcționează deja o rețea de senzori de poluare, care oferă municipalității o situație destul de clară referitoare la calitatea mediului din oraș.

CJ Timiș elimină hârtia din procedura de lucru

Consiliul Județean Timiș a finalizat licitația publică prin care și-a propus să găsească o firmă specializată în tehnologia informației care să creeze și să implementeze o platformă digitală la nivelul instituției. Au fost depuse trei oferte, cea a Institutului Național de Cercetare-Dezvoltare în Informatică – ICI București fiind declarată câștigătoare.

Platforma va avea ca scop optimizarea procedurilor administrative din cadrul Consiliului, prin transpunerea în mediu digital a informațiilor, fluxurilor și documentelor utilizate în activitatea curentă. Astfel, se va introduce un mod de lucru „paperless”, permițând inițierea și circulația documentelor semnate digital, cât și arhivarea lor în centrul de date al instituției.

Contractul fost semnat în 4 februarie și se ridică la puțin peste 1 milion de lei, cu TVA inclus. Institutul se va ocupa de întregul proces, de la analiza cerințelor, proiectare, codare, integrare, testare, instalare, configurare, până la punerea în funcțiune și instruirea personalului, precum și furnizarea serviciilor de mentenanță în perioada de garanție. De asemenea, platforma va constitui o parte din componenta back office pentru portalul instituției, permițând interacțiunea cu cetățenii, mediul de afaceri, organizații non-guvernamentale, precum și alte instituții publice.

„Câștigătorul, ICI – București, este cel care a implementat platforma de înregistrare a domeniilor web, rotld.ro. S-au prezentat foarte profesionist în cadrul procedurii de evaluare, care a presupus și o probă eliminatorie, de expunere a unui prototip funcțional în baza unui flux pe care l-am dat noi. Sunt sigur că produsul final, complet, va fi pe măsura așteptărilor”, a subliniat administratorul public al județului, Marian Constantin Vasile.

Principalele module ale platformei sunt cele de management al documentelor și registratură digitală, management al fluxurilor, arhivă digitală, administrare, business intelligence – care va oferi indicatori de performanță și de rezultat, astfel încât, la nivel managerial, să fie luate cele mai bune decizii, cât și modulul de interfațare funcțională prin intermediul căruia se va pune la dispoziția firmelor, organizațiilor, anumite date publice, astfel încât să-și poată implementa propriile aplicații.

Conform contractului, platforma trebuie implementată în cel mult 338 de zile calendaristice de la ordinul de începere. Trebuie adăugat că, în paralel, se lucrează și la o cerere de finanțare pentru a obține fonduri europene nerambursabile axate pe relaționarea cu cetățeanul și cu celelalte instituții din județul Timiș.

de Ligia VORO, Dan BIRTA, Marcel HOSTER, Călin POENARU & Ion SURDU

(Publicat în ediția print TB 108, martie/aprilie 2022)