Comunele și orașele vor economisi bani, timp și personal prin automatizarea proceselor, iar instituțiile de învățământ vor fi mult mai eficiente, consideră Tudor Fărăgău, Head of Sales la Holisun. Furnizorul de soluții digitale din Baia Mare se numără printre puținele companii IT locale care s-a înhămat la modernizarea instituțiilor de stat.

Un audit de digitalizare a unei organizații presupune răspunsuri la un set de întrebări. Dacă există un soft de contabilitate sau gestiune, program de management al relației cu clienții, operațiuni repetitive digitalizate, sisteme de securitate cibernetică, echipamente interconectate la un server central, sistem de back-up centralizat, firewall, site de prezentare, campanii de marketing online. Nu în ultimul rând, dacă se face import sau export de date, dacă există un program pentru munca la distanță și dacă imprimarea sau scanarea sunt optimizate din punctul de vedere al costurilor.

“Primăriile întreabă prima dată furnizorii de soluții IT ce vor să le vândă. De fapt ele trebuie să răspundă la întrebarea ce vor să digitalizeze. Iar pentru aceasta există și posibilitatea de parteneriat public-privat (PPP) cu furnizorii. Potrivit unui studiu realizat de noi cu Asociația Comunelor din România, problema lor cea mai mare nu este lipsa finanțărilor – banii vin de la Bruxelles pe diverse componente – ci că nu au cunoștințe digitale, oameni dedicați acestui sector.

Demersul nostru este crearea unei rețele de comune digitalizate care să își definească mai bine așteptările, de exemplu să elimine partea de hârtie până în 2030. Astfel, vor fi primării care pot să aibă la îndemână diferite tipuri de soluții. Iar când apare posibilitatea de finanțare pentru primărie, consultantul să aibă deja strategia și să știe ce are de făcut și cum să aplice pentru a o obține. Este și un proiect de dezvoltare, dar și de a forma competențe.

Sunt forme de guvernanță participativă care se pot aplica în administrația locală: să îți vină sesizări, să ai feedback-uri automate. Există deja o mare prăpastie tehnologică între comune și orașe, acest lucru se va accentua. Se pune problema inteligenței artificiale (AI) pentru instituții. Până la urmă, este vorba despre calitatea vieții”, spune Fărăgău.

El este de părere că principala nevoie a primăriilor de comune este să li se facă auditul, dar să aibă un studiu și o strategie care să o implice și pe cea de dezvoltare, de achiziții. “Unii ne-au spus că vor digitalizare, dar că principalele probleme întâmpinate le reprezintă lipsa expertizei și că au prea mulți angajați. Până la urmă de aceea te digitalizezi, să ai mai puțini angajați! Acum contextul digitalizării este mai favorabil: fiecare localitate vrea să iasă cu ceva în față. Contează și proximitatea față de marile orașe; comunele din apropierea acestora se mișcă mai bine. De aceea au și așteptări mai mari. Oamenii vor să fie totul ca la oraș, iar atunci pun o mai mare presiune pe primărie ca să facă pași în față”, subliniază Tudor Fărăgău.

Tehnologia în educație: cataloage digitale, grile corectate automat

Digitalizarea instituțiilor de învățământ a fost forțată de pandemie. La Cluj, Holisun a colaborat cu Universitatea de Medicină și Farmacie (UMF), Universitatea Tehnică, Universitatea de Științe Agricole și Medicină Veterinară, cu instituții din preuniversitar. “Am testat o platformă unitară, la Inspectoratul Școlar Județean, pentru catalogul de note și prezență, nu doar acel sistem online. Sunt părinți care nu comunică mult cu profesorii, ar vrea să vadă pe internet aceste informații.

Pe de altă parte, avem multe școli în Cluj cu o rată mare de abandon școlar, iar părinții nu prea știu asta. Dacă facem un proiect mai mai mare, pe județ, va fi posibil mai mare să faci un data mining. Adică să vezi că elevul Ionescu, din Viișoara, are un risc de 80% abandon școlar, și să iei măsuri, înainte ca să îl pierzi. Nici aici nu aveam legislație privind catalogul online, pentru ca profesorii să facă notările simultan și în cel fizic. Atât doar că între timp s-a schimbat inspectorul școlar general, așa cum se întâmplă de multe ori la instituțiile publice. Oricum, am aplicat acest proiect la mai multe școli din Iran.

La Școala de Agenți de Poliție am avut un sistem automat de corectare a grilelor, la examen. Acolo sunt 3-4 candidați pe loc. Din acest motiv este complicată partea de corectare, care impune și o marjă fizică. Prin proiectul nostru grilele sunt scanate automat. Deci am scăpat de corectura manuală, care dă marje de eroare și de 6%. La noi aceasta este de numai 0,008%. Iar unde nu se vede bine scrisul, acest lucru este evidențiat pentru apelarea la un operator uman. La nivelul școlilor de la Ministerele Afacerilor Interne și Apărării Naționale există deja o discuție pentru a se generaliza sistemul”, explică reprezentantul Holisun.

Abandonul școlar, redus prin inteligența artificială

UMF este prima universitate din România la care Holisun a introdus tehnologia chatbot AIDA pentru comunicarea la sesiunea de admitere online. Candidații trimiteau actele prin poștă, deși nu e foarte ușor ca acestea să ajungă din Brazilia în România. “Marea provocare a fost că înscrierile la examene se făceau pentru candidați din 76 de țări, inclusiv din America de Nord, America de Sud, Afganistan, iar asistența trebuia asigurată non-stop, în franceză și engleză, în condiții de diferențe de fus orar și de 12 ore.

Dacă se apela la operator uman, acest lucru era foarte dificil. Prin chatbot a crescut mult eficiența. AI poate fi folosită și aici pentru reducerea abandonului universitar. Ne uităm la alte țări cum fac, dar avem și partea de cercetare, studiem care sunt tendințele”, afirmă Fărăgău.

Cercetările efectuate de specialiștii băimăreni în colaborare cu universități și institute de profil relevă că o mare parte a activității de IT suport din instituții se referă la resetări de parole, care se poate automatiza (fără să mai trimiți un e-mail, să trebuiască să fie cineva care să ți-l citească, apoi să îți facă resetarea).

“La instituții trebuie să mergi cu pași mici”

“Derulăm un proiect mare de digitalizare cu Autoritatea Națională Anti-Doping privind dezvoltarea unei platforme naționale în domeniu, dar și cu Oficiul de Stat pentru Invenții și Mărci, pe partea de baze de date. De obicei, la instituții începem cu chatbotul, continuăm cu partea de machine learning. În general, trebuie să mergem cu pași mici.

La aeroporturile din Timișoara și Baia Mare am introdus soluții pentru restricționarea accesului în anumite zone (hangare, pistă). Când vine cineva la mentenanță, ne uităm cu ce intră – un ciocan, 10 cuie, ca nu cumva să lase pe pistă unele dintre acestea. Este vorba despre securitate, se poate folosi și pe partea de terorism. Pe zona de aeroporturi există, totuși, niște jucători mari; e greu să mergi independent, mai degrabă în parteneriat cu ei”, spune Fărăgău.

Cum a funcționat chatbotul Ana

UMF are 6.000 de studenți, 2.400 de rezidenți, 1.100 de cadre didactice și cercetători. 600 din cele 1.266 de locuri anuale sunt rezervate străinilor.
Universitatea trebuia să le asigure candidaților posibilitatea de a se înscrie la admitere fără deplasare fizică, peste granițe, în condiții de pandemie.
Robotul a fost implementat în ziua 66, dintre cele 84 de admitere.
A fost antrenat să răspundă majorității întrebărilor de la candidați, baza de date fiind textele de e-mail schimbate cu angajații UMF. Foarte multe dialoguri erau similare sau repetitive: aceleași întrebări și răspunsuri.
În cele 18 zile de funcționare, Ana a furnizat 15.843 de răspunsuri, din 16.459 (96,3%). Numai 809 mesaje au ajuns la angajații universității.
Pe măsură ce robotul lucrează, componenta de învățare automată îi permite să interacționeze cu mai mulți candidați. Învață treptat noi tipuri de probleme. Un număr mai redus de mesaje va ajunge la angajații UMF.
Acest fapt se va traduce prin costuri tot mai scăzute legate de procesul de admitere. Angajații pot utiliza timpul pentru alte activități administrative.

(Publicat în ediția print TB 109, mai/iunie 2022)